Документ. Вимоги до документів

Класифікація документів.

Документ – основна одиниця офіційно-ділового стилю.

Слово документ має латинське походження, у перекладі – „повчальний приклад”, „спосіб доказу”. Це слово функціонує з кінця 18 ст. Енциклопедичний словник фіксує декілька значень цього слова: 1) посвідчення особи та її прав; 2) історично достовірні джерела; 3) джерело, або носій інформації; 4) діловий папір, о складається за встановленою формою, оформлюється у заведеному порядку, має юридичну силу і дає право на щось; 5) засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти і події та явища об’єктивної дійсності чи розумової діяльності людини.

Вимоги до документів.

1. Придатність до тривалого зберігання.

2. Максимальна наочність.

3. Складання за встановленою формою (типова, стандартна, індивідуальна)

4. Несуперечливий виклад мети, що є головною складовою частиною кожного документа (прохання, нагадування, гарантія, згода, відмова)

5. Бездоганна редакція і оформлення.

6. Документ повинен містити конкретні і реальні вказівки і пропозиції.

7. Переконливість.

8. Несуперечливість щодо законодавства і вказівок вищих органів.

9. Документ видається повноважним органом чи компетентною особою.

Класифікація – поділ документів на групи за ознаками їх схожості чи відмінності.

1. За назвою: наказ, заява, скарга, постанова, довідка.

2. За юридичною силою: справжні, фальсифіковані.

3. За способом фіксації інформації: текстові, графічні, фото — і кінодокументи.

4. За змістом інформації: з адміністративних питань; з комерційних питань; з питань планування оперативної діяльності; з бухгалтерського обліку; з підготовки і розстановки кадрів; з фінансово-кредитних питань.

5. За строками зберігання: постійного, тривалого, тимчасового.

6. За стадіями створення: чорнові, копії, оригінали.

7. За складністю: односкладові (прості); складні.

8. За терміном використання (виконання): звичайні, термінові, дуже термінові.

9. За секретністю: звичайні, для службового використання, секретні, цілком секретні.

10. За технікою відтворення: рукописні, відтворені механічним способом.

11. За формою: стандартні або типові, індивідуальні.

12. За джерелами виникнення: первинні, вторинні.

13. За напрямом: вхідні, вихідні

14. За призначенням: організаційні, розпорядчі, інформаційні, діяльності колегіальних органів, щодо особового складу, обліково-фінансові, документування господарсько-договірної діяльності.

 

 

 

Метки: ,