Стандарти у документації

Стандартизація документації.

Стандарт – це нормативно-технічний документ, що встановлює вимоги до груп однорідної документації. За способом викладення матеріалу усі документи поділяють на дві категорії:

Документи з високим та з низьким рівнем стандартизації. Документи з високим рівнем стандартизації мають значні переваги: вимагають менше часу для їх складання, в них менше помилок, вони легше сприймаються візуально, їх легше контролювати та виконувати – і усім цим вони забезпечують оперативну роботу з документами.

Документи з високим рівнем стандартизації поділяють на 2 групи:

1. Типізовані тексти документів. Типізація тексту – це створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути складені документи аналогічного змісту.

2. Трафаретні тексти – це такі тексти документів, в яких заздалегідь внесена постійна інформація і зроблені пропуски для внесення змінної інформації, тобто для подальшого заповнення конкретного документа, напр., звітні форми.

Але в управлінській діяльності неможливо обходитись без документів, що мають низький рівень стандартизації. Тут виділяють 3 основні групи документів.

1. Текст-розповідь – це такий текст документа, у якому у хронологічній послідовності викладають факти, події, явища, як вони відбувалися у реальній дійсності. Класичним документом є автобіографія.

2. Текст-опис – це такий текст документа, у якому характеризуються люди, предмети, явища, події, із перерахуванням їх ознак, властивостей, особливостей чи рис. Класичним документом є характеристика чи звіт.

3. Текст-роздум, або міркування – це такий текст документа, у якому простежується внутрішній зв’язок явищ і доводиться відповідна теза. Спосіб доказу цієї тези може бути дедуктивний чи індуктивний. Пр.: припис, подання, розпорядження.

Можуть використовуватись так звані комбіновані тексти – це тексти документів, у яких поєднується елементи розповіді та роздуму, або опису і розповіді (можлива будь-яка комбінація).

Існує ще умовний поділ усіх документів за регламентацією мовних засобів, наявністю і точністю оформлення реквізитів або складових частин документів. При цьому виділяють 3 групи документів.

1. Документи суворої стандартизації. Такі документи готують заздалегідь спеціальні установи і обов’язково під державним контролем. Використовують спеціальний папір, що має певний ступінь захисту. Пр.: паспорт, диплом, цінні папери.

2. Документи менш суворої стандартизації. Їх також готують заздалегідь для зручності і швидкості обробки, але не спеціальні установи і не під державним контролем.

3. Документи, що самостійно складаються їх авторами, або укладачами.

4. Правила написання документів. Логічна послідовність тексту документа.

При укладанні документів реалізується офіційно-діловий стиль та норми сучасної української літературної мови. Основні правила:

1. Вживати прості речення, що легше сприймаються.

2. Вживати стійкі або трафаретні словосполуки, що полегшують процес написання документа. Такі словосполуки можуть бути іменного чи дієслівного типу і займають такі словосполуки різні місця у тексті документа.

3. У реченнях переважає прямий порядок слів (підмет перед присудком), тоді логічно виділяють об’єкт дії, але у документах можливий і зворотній порядок слів, коли логічно виділяють саму дію. Спочатку йде присудок, потім підмет.

4. Кожен із членів речення займає відповідне місце. Наприклад, означення має стояти перед означуваним словом. Вставні слова краще ставити на початку фрази. Їх використовують для того, щоб систематизувати виклад чи підкреслити кінцевий результат, або пом’якшити враження від відмови.

5. У документах часто вживають складні речення, але вони повинні бути невеликі за обсягом. Із складних речень частіше вживають складнопідрядні із сполучниками що, щоб, як, коли, де. Такі речення надають проханню більшої переконливості, пом’якшують враження від відмови. За допомогою таких речень уточнюють час виконання, умови виконання, обставини та ін.

6. З метою скорочення текстової частини вживають дієприслівникові звороти, які рекомендують ставити на початку фрази. Пр.: „розглянувши представлений проект”, „беручи до уваги”.

7. Щоб не виникло непорозумінь, рекомендують замінювати займенники іменниками.

8. Тон службових документів завжди нейтральний, спокійний, коректний, оскільки переважна більшість документів складається від ІІІ особи однини від імені організації. Слід також зазначити, що відповідальність за наслідки дії документа несе юридична особа, тобто підприємство чи установа, а тому укладач документа не може переносити своє суб’єктивне ставлення до справи чи до особи, тобто не може втілювати всю організацію.

9. У кожній із груп документів вживаються певні мовні конструкції, так, напр., у розпорядчих це конструкції наказового характеру. У наказах вживають слово „наказую”, у розпорядженнях – „доручаю”, „вимагаю” чи „зобов’язую”, а у вказівках – „пропоную”.

10. В організаційних документах, напр., в інструкціях, використовують слова, якими передається категоричність висловлювань („забороняється”, „не допускається, не дозволяється, необхідно та ін.) А, напр., у найпоширенішому кадровому документі, такому як заява вживаються конструкції із словами „прошу” або „пропоную”.

Порушенням літературної норми у документах є вживання архаїзмів, діалектизмів, напівофіційних або нефіксованих термінів, нестандартних скорочень, невиправдано вживаних або надмірно вживаних іншомовних слів. Все, що суперечить нормі, вважається порушенням літературної норми у діловому стилі.

Логічна послідовність тексту документа. Має суттєве значення і обумовлюється такими мовними засобами.

1. Виклад мети у більшості документів ведуть від ІІІ особи однини, що робить текст логічно послідовним.

2. У деяких текстах документів назва діючої особи вживається у давальному відмінку, напр., „університету потрібні викладачі економіки”.

3. У деяких текстах документів вживається т. з. дієслівна структура, що несе на собі основне смислове навантаження, і з неї, як правило, починається документ.

4. Логічний виклад у документах досягається також за допомогою протиставлення.

5. Використовують слова на позначення наступності, черговості подій: „спочатку”, „водночас”, „потім”.

6. Вживаються слова на позначення мети – „тому”, тому що, для цього, з цією метою.

7. Кінцевий результат у документах підкреслюють за допомогою таких слів: „отже”, „таким чином”, „у результаті”, „наприкінці”, „взагалі” та ін.

8. Окреме місце в тексті документа виділяють за допомогою таких слів: наприклад, а саме, зокрема.

9. Використовують нумерацію та абзаци.

5. Вимоги до тексту документа. Елементи тексту документа.

— Достовірність. Достовірним називають такий текст документа, коли викладені у ньому факти відображають справжній стан речей.

— Стислість. Стислим називають текст документа, у якому немає зайвих слів, смислових повторів чи довгих міркувань не по суті справи.

— Переконливість. Переконливим є текст документа, що містить вагомі докази і має повну обґрунтованість. Переконливий текст веде до виконання прохань, запобігає конфлікту на виробництві, сприяє оперативній роботі з документами.

— Повнота інформації. Повним називають текст документа, який вичерпує всі обставини справи, тобто питання висвітлюються з усіх сторін.

— Точність. Точним називають текст документа, який не допускає подвійного тлумачення слів і висловів.

— Тон службового документа повинен бути нейтральним, спокійним, витриманим. Не допускається суб’єктивне ставлення до справи чи особи.

Елементи тексту документа:

1. Вступ. Це найкоротший елемент тексту документа, що готує до сприйняття основної частини, як правило вступ – це 1 чи декілька фраз, у яких вказують, що викликало написання документа. Це може бути директива вищих органів, певні обставини і факти. Інколи подається коротка історія питання, що розглядається в документі.

2. Доказ. Це суть питання. Тут приводяться основні факти і пояснення. Це найбільша за обсягом складова частина тексту.

3. Закінчення – обов’язків елемент будь-якого документа. У закінченні формулюється провідна думка документа (прохання, згода, претензія). Закінчення поділяють на такі види. Пасивне – Адресат лише інформується про якийсь факт чи обставину. Активне – адресат повинен виконати якісь заходи із зазначенням строків їх проведення та відповідальних осіб. Активне закінчення поділяється на пряме і непряме. Пряме – адресат спонукається до дії. Непряме – дія можлива або очікується.

Логічні елементи у тексті документа можуть мати пряме розташування, коли шляхом доказу переконують адресата. Спочатку йде вступ, далі – доказ, потім – закінчення. Але у документах можливий і зворотній порядок розташування елементів. Тоді текст починається із закінчення, далі йде доказ, а вступ відсутній.

 Реквізити документів.

Реквізит – це латинське слово, означає потрібне, необхідне. Реквізити – це складові частини документів, або вихідні дані документів як елемент їх вірного оформлення. Реквізити поділяють на постійні та змінні. Постійні реквізити наносять на бланк документа, а змінні реквізити заповнюють у кожному конкретному випадку.

1. Герб держави.

2. Зображення нагород

3. Емблема організації

4. Назва міністерства, відомства

5. Повна назва організації

6. Назва структурного підрозділу

7. Юридична адреса організації

8. Дата

9. Індекс документа (3 пари арабських чисел)

10. Посилання на дату і номер вхідного док

11. Назва документа

12. Місце видання

13. Резолюція – розгляд док. керівником – конкретна, загальна

14. Заголовок до тексту (про…)

15. Текст

16. Додаток

17. Підпис

18. Печатка (звичайна, гербова)

19. УКПО (код підпр або орг за укр. клас-ром)

20. УКУД (код форми док за укр. клас укр. документації

21. Гриф обмеження доступу – таємно

22. Затвердження

23. Адресат (одержувач)

24. Погодження (зовнішнє, внутр)

25. Відмітка виконавця

26. Відмітка про виконання документа

27. Відмітка про переніс даних на машин носій

28. Відм про надходження

29. Відм про засвідч копії

Метки: