Документація щодо особового складу

Кадрові документи

Характеристика.

У цьому документі подаються ділові та моральні якості працівника. Види: Атестаційна, Виробнича, Характеристика-рекомендація.

Характеристика – це документ, що видається працівникові на руки або з його відома пересилається до іншої організації. Видача секретних характеристик забороняється законом. У кожній правильно складеній характеристиці можна виділити 4 частини, що логічно між собою пов’язані.

1. Анкетні дані. Ця частина йде зразу за назвою документа. У ній вказують ПІБ, рік народження, освіта, вчений ступінь, звання якщо вони є, посада.

2. Відомості про роботу в даній організації. Зазначають з якого часу людина працює саме в даній організації і на яких посадах. Якщо було просування по службі, то це слід зазначити

3. Власне характеристика. Вказують ставлення до роботи, стосунки в колективі, заохочення та стягнення якщо вони були (премії, догани, подяки), підвищення професійного рівня (атестація), курси підвищення кваліфікації, професійна майстерність, суміжна професія якщо є, можливо курси комп’ютерної грамотності та інша громадська робота.

4. Висновки та призначення характеристики (куди подається документ і для чого).

Реквізити: 1) назва документа, 2) текст (4 частини), 3) підпис (адміністрація (керівник), може підписувати голова профспілки, голова структурного підрозділу, 4) печатка – обов’язково засвідчує підпис, 5) дата. Без неї документ не чинний

Кадровий наказ та наказ з головної діяльності.

Наказ видається на правах єдиноначальності та в межах компетенції керівником. Усі накази поділяються на: 1) кадровий наказ і 2) наказ з головної діяльності

1. За допомогою цього наказу регламентують прийняття на роботу, переведення з однієї посади на іншу, надання відпустки, звільнення з посади, відрядження, заохочення та стягнення. Даний наказ, як правило, не має вступної частини тексту крім наказів, які стосуються заохочення та стягнення. У таких наказах, як правило, єдиний заголовок – про особовий склад і у цьому випадку кадровий наказ складається із декількох різнопланових параграфів. Ці параграфи рекомендують розміщувати так: усі прийняття на роботу, усі переведення, усі відпустки, а потім звільнення.

Кадровий наказ, як правило, складається з параграфів, у кожному з яких подається підстава, вказується дата; рекомендують кожен параграф починати з дієслова, що друкується великими літерами. Рекомендують також ПІБ друкувати великими літерами з нового рядка (з метою уніфікації документа).

Реквізити: назва організації, назва документа, номер, дата, місце видання, заголовок до тексту, текст, підпис, „Ознайомлені” – після підпису чи кожного параграфу.

2. Наказ з головної діяльності поділяється на 2 види: ініціативний і той наказ що видається на виконання розпоряджень вищих органів управління.

Реквізити. Назва організації, назва документа, номер, дата, місце видання, заголовок до тексту.

Текст документа складається з 2 частин: вступна (перераховують головні факти, зазначають причину та мету складання), розпорядча (починається словом наказую, яке друкують великими літерами). Ця частина складається з пунктів, у кожному пункті зазначають певні заходи, терміни виконання і обов’язково вказують виконавців – відповідальних осіб. В останньому пункті розпорядчої частини вказують хто відповідальний за виконання наказу в цілому.

Підпис. Підписує тільки керівник організації; Візи погодження оформлюють таким чином: „Проект наказу внесено”, „погоджено”.

Кадровий наказ. За допомогою цього документа регулюють прийняття на роботу, переведення з однієї посади на іншу, звільнення, відрядження, надання відпустки та ін. У кадровому наказі єдиний заголовок „Про особовий склад” і у цьому випадку кадровий наказ складається з кількох різних параграфів. Відсутня вступна частина тексту крім наказів про заохочення та стягнення.

Прийняття на роботу – вказують вид прийняття (робота постійна, тимчасова, з випробувальним терміном, за сумісництвом). Вказують яка посада, у якому підрозділі, яка зарплата, з якого числа і підстави для прийняття (заява працівника у 99% випадках). Якщо людина працює в шкідливих умовах праці чи в небезпечних умовах, це обов’язково зазначають як і зазначають те, коли жінка працює з неповним робочім днем, неповним робочім тижнем.

Переведення з однієї посади на іншу – зазначають вид переведення (постійне чи тимчасове, якщо тимчасове, то на який час), з якої посади на яку, у який підрозділ, з якого числа і обов’язково підстави для переведення. Це може бути медична довідка, доповідна записка керівника підрозділу і заява працівника.

Звільнення – мотив звільнення зазначається згідно з кодексом законів „Про працю”. Якщо це стосується конфліктних ситуацій, то працівника знайомлять зі змістом наказу під його підпис.

Надання відпустки – зазначають вид відпустки – робоча, профспілкова або щорічна(через 6 місяців після влаштування на роботу), без збереження зарплати, творча, додаткова. У наказі вказують з якого числа, на скільки календарних днів, за який період і коли вихід на роботу.

Реквізити: 1) Назва організації, 2) назва документу 3) номер, біля якого „К”, 4) дата, 5) місце видання, 6) заголовок до тексту, 7) текст (складається з параграфів, кожний параграф починається дієсловом, яке друкують великими літерами, ПІБ теж друкують великими літерами, вказують дату, якщо дата в параграфі відсутня, то даний параграф діє з дати, яка зазначена в документі, обов’язково вказується підстава і параграфи розміщують у певній послідовності (всі прийняття, переведення, звільнення, прізвища в алфавітному порядку), 8) підпис (керівник організації), 9) ознайомлені

Усі кадрові накази зачитуються у структурному підрозділі, вивішуються на дошці оголошень і повинні містити підписи осіб, про яких йдеться в документі.

Заява – це прохання або пропозиція. Види: особистого і службового характеру, прості та мотивовані. Заява – це документ, що складається за вільною формою, але багаторічною практикою вироблена така схема розміщення реквізитів: праворуч вказують кому (адресат), нижче – від кого (адресант), прийменник „від” відсутній, крім випадків, коли однакові або близькозвучні прізвища керівника та заявника. Посередині з великої літери слово Заява як назва документа. Крапка не ставиться, текст починають словом „Прошу”, або „Пропоную” з великої літери. Додаток – копія диплома, посвідчення медична довідка. Підпис, Дата, візи погодження (з керівником структурного підрозділу, юристом, економістом, інженером з техніки безпеки та ін.)

Довідка. Види: особисті, службові. Службова стосується стану справи організації або виробничої діяльності, особиста видається окремій особі і засвідчує певні біографічні факти. Така довідка може видаватися з місця навчання, проживання, роботи, про зарплату та ін.

Реквізити: 1) назва організації (адресант), що видає документ, 2) адресат (куди подається), 3) назва документа, 4) дата, 5) реєстраційний номер, 6) текст, 7) підпис (керівник і/або головний бухгалтер), 8) печатка.

Доручення – це документ, за допомогою якого одна особа передає своє право іншій особі на проведення певних дій від свого імені. Доручення може складатися при передачі права на отримання зарплати, стипендії, грошового переказу, посилки або бандеролі. Доручення складається з вільною формою, але у тексті обов’язково зазначають ПІБ особи, яка складає доручення, ПІБ та паспортні дані особи, якій доручають виконати ті чи інші дії за дорученням, назва організації, в якій будуть виконуватись дії за дорученням. Обов’язковим у тексті є точний термін дії документа.

Реквізити: 1) назва 2) текст 3) підпис особи, яка доручає (довіритель) 4) дата 5) засвідчення (без нього документ не має юридичної сили, засвідчує керівник організації, де працює, навчається, лікується чи проходить службу довіритель)

Автобіографія. Види: автобіографія-розповідь (складається на звичайному папері), автобіографія-документ (на спец бланку). В автобіографії зазвичай у хронологічній послідовності викладають основні факти життя людини: ПІБ, рік народження (дата народження), вказується у якій родині (селян, службовців, робітників), зазначаються навчальні заклади, які людина закінчила (рік вступу, рік закінчення, здобута освіта і спеціальність), місця праці і займані посади. У тексті подають також відомості про склад сім’ї та сімейний стан (батьки, рідні брати, сестри, чоловік, дружина, діти, їх рік народження, рід занять та місце проживання). В автобіографії кожне нове повідомлення починають з абзацу. Завершують документ, зазначивши останнє місце роботи чи навчання, місце проживання, далі вказують дату і підпис.

Розписка. Види: особистого характеру та службового. Розписка складається на підтвердження дій, що відбулися (отримання матеріальних цінностей, грошових засобів, цінних паперів). Розписка особистого характеру складається за вільною формою від руки, обов’язково одним чорнилом, без виправлень, підчисток. Якщо залишається вільне місце між текстом та підписом, його прокреслюють буквою Z. Кількість матеріальних цінностей чи сума грошей вказується цифрами, а в дужках словами, або цифрами й словами. У документі чітко визначається термін його дії. Розписка може складатися у присутності свідків або може мати матеріальне засвідчення.

Реквізити: 1) назва 2) текст (ПІБ, паспортні дані особи, яка бере в борг певну суму грошей, ПІБ особи, що дає певну суму в борг, термін дії, зобов’язання особи обов’язково) 3) підпис 4) дата 5) підпис свідків якщо вони є. 6) нотаріальне засвідчення якщо воно є. Розписка складається в одному примірнику, зберігається на одному рівні з іншими паперами.

Резюме. Останнім часом цим документом часто користуються особливо в комерційних структурах. Може складатися на паперовому носії або в електронному виді. Складають за вільною формою і бажано подавати лише ті відомості, які вимагаються. В резюме вказують: ПІБ, рік народження, здобута освіта, мета складання документа (заміщення вакантної посади). Найважливішим у тексті є досвід роботи, тобто що особа вміє робити, організовувати, проводити. Суттєвим є знання іноземних мов, державної мови та робота з комп’ютером. Обов’язково вказують контактний телефон. Часто резюме обробляє комп’ютер, присвоює певний номер і за даним номером особу викликають на співбесіду, при позитивному її результаті здається пакет необхідних документів і після цього дана особа запрошується на роботу.

Метки: