Документи розпорядчої діяльності.
За допомогою цієї групи документів здійснюється оперативне керівництво організації.
Накази, ухвали, розпорядження, вказівки, постанови.
Наказ видається на правах єдиноначальності та в межах компетенції керівника. Види: 1) кадровий (щодо особового складу), 2) із загальних питань (із головної діяльності)
1. За допомогою цього наказу регламентують прийняття на роботу, переведення з однієї посади на іншу, надання відпустки, звільнення з посади, відрядження, заохочення та стягнення. Даний наказ, як правило, не має вступної частини тексту крім наказів, які стосуються заохочення та стягнення. У таких наказах, як правило, єдиний заголовок – про особовий склад і у цьому випадку кадровий наказ складається із декількох різнопланових параграфів. Ці параграфи рекомендують розміщувати так: усі прийняття на роботу, усі переведення, усі відпустки, а потім звільнення.
Кадровий наказ, як правило, складається з параграфів, у кожному з яких подається підстава, вказується дата; рекомендують кожен параграф починати з дієслова, що друкується великими літерами. Рекомендують також ПІБ друкувати великими літерами з нового рядка (з метою уніфікації документа).
Реквізити: назва організації, назва документа, номер, дата, місце видання, заголовок до тексту, текст, підпис, „Ознайомлені” – після підпису чи кожного параграфу.
2. Наказ з головної діяльності поділяється на 2 види: ініціативний і той наказ що видається на виконання розпоряджень вищих органів управління.
Реквізити. Назва організації, назва документа, номер, дата, місце видання, заголовок до тексту.
Текст документа складається з 2 частин: вступна (перераховують головні факти, зазначають причину та мету складання), розпорядча (починається словом наказую, яке друкують великими літерами). Ця частина складається з пунктів, у кожному пункті зазначають певні заходи, терміни виконання і обов’язково вказують виконавців – відповідальних осіб. В останньому пункті розпорядчої частини вказують хто відповідальний за виконання наказу в цілому.
Підпис. Підписує тільки керівник організації; Візи погодження оформлюють таким чином: „Проект наказу внесено”, „погоджено”.
Ухвала це спільний акт кількох неоднорідних органів, що видається із обов’язковою участю місцевих рад та їх виконкомів. Види: 1) нормативні, що стосуються режиму роботи підприємств (торгівлі, побутового обслуговування), 2) індивідуальні – це встановлення опікунства, позбавлення материнства, введення в експлуатацію індивідуального домоволодіння.
Ухвали розв’язують дуже важливі та кардинальні питання (боротьба з епідеміями, ліквідація наслідків аварії, стихійного лиха. Ухвали є обов’язковими для виконання не тільки зацікавленими організаціями, а і громадянами, які проживають на даній території. Вона доводиться до відома через ЗМІ, через посильного, серед населення проводиться роз’яснювальна робота, подворні обходи, збори та ін. Наслідки невиконання розглядаються надзвичайними комісіями (декілька організацій: райвиконком, місцева рада, відділ внутрішніх справ, санепідстанція, ветеринарна служба, станція захисту рослин та ін..)
Реквізити: 1) герб держави, 2) назва місцевої ради та її виконкому, 3) назва документа, 4) номер, дата, місце видання, 5) заголовок до тексту, 6) текст – структура як в наказі. 7) підпис (голова і секретар колегіального органу), 8) гербова печатка.
Вказівка видається для доведення до виконавців певних нормативних матеріалів (на роз’яснення інструкції). Видаються також при розв’язанні поточних організаціїних питань (при проведенні перевірок).
Реквізити: назва організації або відомства (вищий орган управління), назва документа, індекс, дата, місце видання, текст, структура як в наказі, але друга частина починається словом пропоную, підпис (голова або керівник вищого органу управління чи колегіального органу), печатка (при потребі), візи погодження.
Документ часто складають на бланку із зображенням герба держави.
Розпорядження. Види: Загальні (стосуються всього колективу) і часткові (стосуються окремого підрозділу або окремої особи). Розпорядження крім керівника може видавати заступник. Реквізити як у наказів, але розпорядчу частину починає слово доручаю, вимагаю або зобов’язую.
Постанова складається колегіально. За допомогою цього документу вирішуються кардинальні чи дуже важливі організаційні питання, право видачі постанов згідно з Конституцією Укр.. має ВР і Кабмін Укр. та ін. вищі і центральні органи управління, як виняток, постанови можуть складатися на місцях (ректорат, дирекція радгоспу, правління організації).