Етикет ділових паперів.Характеристика ділового мовлення та лексика.

Етикет у ділових паперах та характеристика ділового мовлення.

Етикет ділових паперів.

Засоби стандартизації мови ділових ділових паперів.

Етикет — зведення норм поведінки, правила чемності. Для більшості людей етикетні норми — це правила, яких дотримуються в усному спілкуванні (форми ввічливості, привітання, вибачення тощо).

При складанні документів теж потрібно дотримуватися етикетних норм. Проте вони дещо відмінні від правил чемності усної форми.

Особливої ваги етикетні норми набувають при листуванні, коли іде обмін інформацією і відбувається спілкування на письмі.

У діловому листуванні розрізняють листи-запити, листи-відповіді, пропозиції, вимоги. претензійні листи.

Усі види листів оформлюються за єдиними вимогами, але різняться змістом.

При складанні службових листів та інших документів потрібно пам’ятати про такі правила етикету:

1. Чітко дотримуватися вимог оформления.

2. При звертаннях використовувати супровідні слова: пан, товарищ, добродій. шановний. вельмишановний.

Потрібно пам’ятати, що при безпосередньому звертанні нормою української мови є кличний відмінок. При відмінюванні іменників I відміни (закінчення — а,-я ) закінчення кличного відмінка множини збігаються із закінченням називного відмінка множини – руки, землі, межі, а в однині — руко, земле, мриє, меже.

Іменники II відміни (-о, — е, — я — чол. і сер. роду) у кличному відмінку закінчуються на — у (для твердої групи), — ю (для м’якої групи), — е — для безсуфіксних іменників твердої групи з суфіксом — ець, іменників мішаної групи з основою на ж, ч, ш, дж: батьку, діду, Віталію, лікарю, Богдане, хлопче, стороже.

ІІІ і IV відміна клична форма має закінчення називного відмінка.

3. Займенники Ви, Вас пишуться з великої літери.

4. Виклад змісту повинен бути обов’язково аргументованим, тому обов’язковими є посилання на інші документи: договори, розрахунки, комерційні акти та ін.).

5. Вимоги й претензії не повинні висловлюватися в категоричній формі, потрібно замінити особові форми дієслів безособовими. Наприклад, замість Ви не виконали писати Вами не виконано.

Замість ми передаємо справу до суду писати справу буде передано до суду.

При обговоренні умов бажано не вживати слово якщо, у таких випадках категоричність знімається прийменниковими сполученнями у разі, при недотриманні.

6. Підписуючи лист, можна використати словосполучення з повагою.

7. У відповіді на рекламацію потрібно повідомити про прийняття претензії до розгляду (якщо ухвала з цієї проблеми ще не прийнята); зазначити термін і спосіб задоволення претензії або суму, номер і дату платіжного доручення (якщо претензія задовольняється), зазначити мотиви відмови з відповідними посиланнями на документи, що це обгрунтовують (якщо претензія відхиляється).

Засоби стандартизації ділових паперів. Чим більше таких заходів вживається у документах, тим легше в цілому укладати документ, бо такі засоби полегшують такий процес оскільки відомі управлінцям і вживаються у готовому вигляді. 1. Ключові слова – назви документів. 2. Вживаються особові форми дієслів, що властиві до того чи іншого документа. 3. Вживання загальних назв суб’єктів домовленостей (продавець-покупець). 4. Вживання типових словосполук (мовні кліше). Вони виконують інформативно необхідний характер, часто вживаються і переносять їх з одного тексту документа в інший (оплату гарантуємо, порядок денний, встановити контроль). 5. Вживання типових речень. У договорі купівлі-продажу вживається таке речення: До укладання договору об’єкт продажу нікому не проданий, не заставлений, у спорі і під арештом не перебуває.

Характеристика усного та писемного ділового мовлення.

Мовлення – це форма життя мови, добір та використання мовних одиниць у процесі спілкування.

Особливості усного ділового мовлення: Спонтанність, Мало уваги приділяється формі вислову, особливо з орфоепії, Поширена інформативність, насиченість різними фактами, Важливий елемент – інтонація (найсуттєвіша риса), Допускає повтори.

Культура усного ділового мовлення залежить від інтелекту, рівня професійної підготовки, від вміння висловлювати свої думки і навіть від знання тих звичаїв і традицій, які існують в організації. Важливим є також вміння спілкуватись в колективі і логічно висловлювати думку.

Типи усного ділового мовлення: Ділова розмова, просто спілкування, телефонна розмова, нарада, збори, засідання, прийом відвідувачів, публічний виступ (лекція, доповідь, промова).

Особливості писемного ділового мовлення. Найважливіша риса – це регламентація мовних засобів і точний добір лексики. Фіксація. Це мовлення спирається на усне, є вторинним і сприймається органами зору. Монологічна форма викладу. Основний текст часто доповнюють цифрові дані, таблиці. Ефективність писемної форми залежить від рівня стандартизації.

Несловесні засоби слілкування

Основою в передачі думок є словесна система, додатковою — несловесна, що супроводжує сказане словом, при цьому служить для створення певної атмосфери, для виділення сказаного, для пом’якшення чи підкреслення категоричності висловленого. Інколи підлеґлі настільки знають рухи, жести та міміку свого керівника, що за ними заздалегідь визначають, що він зараз скаже чи буде робити. Отже, несловесні засоби мови наочніші. I якщо словом можна замаскувати свое справжнє ставлення до явища, його оцїнку, то додатковими засобами маніпулювати досить важко. а інколи неможливо.

Додаткові засоби спілкування через «мову» тіла виявляються по-різному. Так, М. Арджайл виділяє шість типів спілкування за допомогою тіла:

1. Тілесний дотик, найпростіший тип (наприклад, поплескування по плечу свідчить про інтимні, дружні, фамільярні стосунки; обіймання однією рукою за плече — про довірливе ставлення).

2. За відстанню між співрозмовниками розрізняють такі зони спілкування:

• штимна (дуже близько);

• особистісна (близько, як правило, між друзями, знайомими), нейтрально-соціальна (тримання партнерів на «відстанї витягнутої руки», переважно з незнайомими, в офіційній обстановці);

• публічна (загальнодоступна, з багатьма людьми).

3. Жести — динамічний рух якоїсь частини тіла. За певними ознаками виділяють такі жести: вроджені й набугі, суго фїзіологічні й комунікатнвно значимі, прості (з одного руху), складні (кілька однорідних рухів, наприклад, аплодисменти), складені (кілька неоднорідних рухів); за замїщенням мови чи ц супроводженням (вказівні, зображальні, ритмічні, емоційю, символічні чнриту. альні). Жести можуть бути багатозначними, сннонімічними, атонімічнима,

4. Міміка — рух м’язів обличчя людини відповідно до її почутгів чи настрою; виділяють міміку динамічну й застиглу.

5. Вираз очей. За значенням виражених емоцій виділяють такі засоби: „широкі” очі, „відсутність” погляду, погляд як вияв уважності тощо.

6. Інтонація – тип спілкування, що безпосередньо не зв’язаний зі змістом мови, а виявляється через голос (його гучність, висоту, забарвлення) і манеру мовлення (дуже швидко, швидко, уповільнено, розтягуючи слова, запинаючись і т. ін.).

Словесні і несловесні засоби пов’язані між собою. Несловесні сигнали здшшюють вплив у п’ять разів більший від словесних.

Передусім несловесні засоби мови повинні відзначатися помірністю у використанні. Відсутнїсть їх створює враження неприродності поведінки, надмірність — відволікає від того, що говориться.

По-друге, несловесні засоби необхідно розглядати в контексті ситуації; як додаткові до основних — словесних.

По-третє, існує пряма залежність між службовим станом людини і ступенем використання нею словесних і несловесних засобів мови. Виявлено, що чим вищий щабель соцїальної ісрархії займає людина, там бїльше вона здатна спілкуватися за допомогою слів. I навпаки, людина з нижчим освіт-иім, службовим рівнем віддас перевагу жестам, рухам.

По-четверте, природність і простота несловесних засобів, їх зв’язок зі сказаним, читаним справляють краще враження.

І останнє, необхідно уміти виявити свої неусвідомлені рухи, жести, міміку і намагатися уникати їх, не використовувати без потреби.

У невербальному способі вираження думок, як і в мові, виявляються суто національні особливості, хоча і є багато спільного з іншими народами.

Лексика української мови за використанням. Відхилення від літературної мови у текстах документів.

У лексиці укр. мови часто вживають слова І групи, які називають загальновживана, стилістично нейтральна лексика. Це лексика, якою користуються усі люди незалежно від віку, соціального стану чи професії тому що ця лексика називає основні поняття нашого життя, предмети, явища навколишньої дійсності, основні процеси та ін.

ІІ група слів – стилістично забарвлена (маркована) лексика. Ця група слів має 4 підрупи

1. Науково-термінологічна – це слова-терміни, які можуть бути загальнонаукові та вузькоспеціальні.

2. Офіційно-ділова – це лексика документів та усного ділового спілкування

3. Професійно-виробнича – це слова, які називають знаряддя праці, процеси виробництва, продукти виробництва, тобто вживається спеціалістами тієї чи іншої галузі.

4. Емоційно-експресивна. В діловій сфері не використовується, а вживається в розмовно-побутовому, художньому стилях, часто у публіцистичних текстах.

Відхилення від літературної норми у текстах документів. У текстах документів в цілому реалізується офіційно-діловий стиль, частково науковий, але можливі відхилення від літературної норми. Такими відхиленнями є нестандартні скорочення, вузьковідомча термінологія у зовнішніх документах, вживання архаїзмів, діалектів, канцеляризмів, неправильне вживання числа та ін.

Архаїзми – це застаріли слова, вирази та граматичні форми, що вийшли із вжитку (вищевказані – указані вище, вищеозначені – названі вище, благоволити повідомити, з високого повеління).

Канцеляризми – це складні громіздкі слова і фрази зі складною архаїчною структурою. При цьому вживається характерні сполучники і сполучні слова. Це сухі казенні слова. Направляємо до підпису і затвердження – Направляємо на розгляд; У моєму проханні прошу не відмовити, в очікувані Вашої відповіді.

Лексика української мови за походженням. Іншомовні слова в документах.

Лексика – це словниковий склад мови, усі слова, що входять до складу тієї чи іншої мови і складають її лексику. Лексику вивчає наука лексикологія. За походженням у лексиці укр. мови виділяють 3 основні групи слів

1. Успадковані слова – це найстаріші слова в мові. Вони можуть бути індоєвропейського чи спільнослов’янського походження. Така лексика називає назви частин тіла, рослин, тварин, абстрактних понять (правда, кривда, душа, гріх), основні процеси життя (стояти, сидіти),

2. Власне українські слова. Лексика української мови утворилася тоді, коли виділилась українська нація, народність. Формування власне української лексики складає довготривалий історичний період. Так, наприклад, вперше слова „Україна”, „український” фіксується у літописах 12 ст. (1137 р.). Але офіційна мова почала називатися українською після революції 1917 р. Свідченням довготривалого періоду розвитку власне української лексики є історичні словники, наприклад, Лаврентія Зизанія (1594), Словник Палево Беринда, Словник Єпіфанія Славинецького (17 ст.), Словник Арсенія Корецького (18 ст.), Словник Павла Білецького-Носенко (19 ст.), Словник Бориса Грінченко (1907 – 1909 гг.) – 4 тома, Словник (11 томів) СУМ (словник української мови) 1970 – 1980 гг. – 135 тис. слів, Великий Зведений Орфографічний словник, який виданий в 2003 році, нараховує 253 тис. слів, Тлумачний словник – 170 тис. слів.

3. Запозичена лексика. Має такі фонетико-граматичні особливості:

— початок слова з голосного а або е (етап, екскурсія)

— початок слова з літери ф (фізика, фабрика, фініш)

— в основах збіг голосних або приголосних (психологія, спонсор, поет, вуаль)

— часто не відмінюються (рагу, пюре, таксі, шосе)

— для запозичень характерні невластиві для української мови суфікси та префікси (депресія, інстанція, кооперація, мінімум)

— запозичені слова не знають чергування голосних о та е з і (пік – піка, атом – атома)

— для тюркізмів характерно декілька звуків а в слові (сарай, базар, барабан, аркан)

— запозичені слова можна визначити за лексичним значенням (медичні терміни – латинські або грецькі, технічні – англійські, німецькі, військові – німецькі, музичні – італійські, театральні – грецькі, економічні – англійські, німецькі, італійські, латинські, грецькі).

Правила вживання іншомовних слів у документах. В лексиці укр. мови іншомовні слова складають за різними підрахунками близько 12%, проте слід зазначити, що серед термінів слів іншомовного походження значно більше. У деяких галузях запозичена лексика складає понад 90%, а тому дуже актуальним є те, що створені спец правила, якими регламентують вживання запозичених слів у документах:

1. Якщо в укр. мові є відповідник або еквівалент до запозиченого слова, то у документах рекомендують вживати саме еквівалент

2. У тексті документа від початку й до кінця вживається щось одне – чи відповідник, чи іншомовне слово.

3. Іншомовні слова у документах вживаються тільки з тим значенням, з яким вони прийшли з іншої мови, тобто без додаткових відтінків значення.

4. У сфері економіки, діловодства, поштово-телеграфного зв’язку, а також у банківській сфері часто вживають слова, які стали інтернаціоналізмами. Такі слова без всяких обмежень вживають в управлінських документах (телефон, телеграф, документ, реквізит, код, серія, номер, експорт, імпорт та ін.)

Метки: , ,