Інформаційні документи

Інформаційні документи. Реквізити інформаційних документів.

Інформаційні документи – найбільш численна та поширена група документів.

Телефонограма – це термінова службова інформація, яка передається по телефону, може складатися на спеціальному бланку чи на звичайному папері, але обов’язково реєструється у спец журналі телефонограм, а потім із резолюцією керівника передається у підрозділ для виконання. Реквізити: Назва документа, номер, дата, час передачі, кому, від кого, хто підписав, текст (не повинно бути слів, які рідко вживаються, важко вимовляються, складних зворотів, повинен бути доступним або зрозумілим і обов’язково однозначним, обсяг не більше 50 слів (20 – 30), перевіряється повторним читанням по телефону), дві графи – передано і прийнято у яких прізвища осіб хто передав і хто отримав, їх посади й службовий телефон.

Службова телеграма – службова інформація, яка передається телеграфом і є дуже терміновою, дуже стислою. Види: Звичайна, Термінова, Урядова. Реквізити: Назва та адреса одержувача документа, назва документа, номер, дата, час передачі, категорія, текст (надзвичайно стислий, не вживати службові частини мови (прийменники), розділових знаків), підпис, печатка, назва та адреса організації-відправника.

План роботи. Види: перспективний, план сезонних робіт, на півріччя, річний план, на місяць, план-графік роботи на 1 день, план проведення окремих заходів, план роботи спеціаліста. підрозділу, організації в цілому. Складається згідно традицій та статутних вимог організації, може мати вільний текстовий виклад чи складатися у формі таблиці (зазнач. №, зміст роботи, виконавець, термін виконання, контроль виконання, відмітка про виконання, примітка). Реквізити: затвердження, назва документа, заголовок, текст, підпис особи, яка планує роботу, погодження, додаток.

Службовий лист – найбільш поширений документ в обсязі всієї документації. Види листів: лист-запит, лист-відповідь, прохання, нагадування, лист-повідомлення, претензійний лист, гарантійний, рекламний, супровідний. В тексті листа приділяється особлива увага так званій ударній фразі або основній ключовій фразі. Реквізити: адресант, дата, №, посилання на дату та номер вхідного документа, адресат, заголовок до тексту, текст, додаток, підпис, печатка при потребі, погодження, відмітка виконавця, резолюція. Документ реєструється.

Службові записки: доповідні записки; пояснювальні записки.

Доповідні, Види: звітна, інформаційна, ініціативна.

Пояснювальна складається як пояснення до іншого документу чи як пояснення причин порушення працівником трудової дисципліни. Реквізити: Адресат, Адресант, назва документа, заголовок, текст, додаток, підпис, дата, реєстраційний номер, якщо документ зовнішній.

Звіт. Види: Цифрові (статичні) та текстові. Повинен бути достовірним, точним, лаконічним, його підписує або затверджує керівник і та особа, яка звітується. Якщо звіт великий за обсягом, його поділяють на частини, кожна з частин отримує самостійну назву. У звіті подаються крім звітних ще й планові показники, їх порівнюють, якщо є розходження, пояснюють причину, роблять висновок і подають перспективу на майбутній період часу. Структура схожа зі структурою планів.

Метки: