Технология принятия и реализации управленческих решений
Структура процесса разработки управленческих решений.
Технология разработки управленческих решений.
I ЭТАП
Необходимо ответить на вопросы:
— причина возникновения проблемы (в чём несоответствие действительной и желаемой ситуации);
— определиться в чём состоят особенности проблемы (сроки решения, ресурсы, определённость);
— постановка цели (определение критериев оценки результатов представляет собой определение показателей, которые должны быть достигнуты в результате реализации решения).
II ЭТАП
Эффективное управление требует обеспечения своевременной, полной и достоверной информацией, но не всегда увеличение количества информации способствует повышения качеству решения.
Релевантность информации – пригодность информации для использования в процессе выработки определённого решения.
III ЭТАП
Творческая стадия – именно разработка решения. Нужно определить параметры, по которым будет определяться лучший или худший вариант. Результатом этого этапа является выбранное оптимальное управленческое решение.
IV ЭТАП
Наиболее продолжительный и сложный организационно. Обеспечивается механизм реализации принятого решения (определяются лица ответственные за его реализацию, распределяются между ними участки работы, ответственность, обязанности и устанавливаются цели для каждого отдельного исполнителя).
V ЭТАП
Оценка эффективности принятия решения обеспечивает обратную связь между исполнителями и субъектом управления.
Основные принципы рациональной организации процессов.
● Принцип пропорциональности – характеризуется отношения отдельных частей в системе (производительность отдельных подразделений, обеспеченность ресурсами и т. д.); определяется отношение минимального показателя к максимальному.
● Принцип непрерывности – определяется отношением времени эффективной работы к возможному времени использования трудовых и других ресурсов.
● Принцип параллельности – характеризует совмещение выполнения отдельных операций во времени. Определяется отношением числа операций выполненных параллельно к числу операций выполненных последовательно.
● Принцип прямоточности – характеризует, насколько рационален путь выполнения решения выбранного на практике. Определяется отношением фактического времени решения проблемы (количество этапов) к оптимальному времени (минимальное количество этапов).
● Принцип ритмичности — отношение фактически выполненной за период работы к планируемой.
=2=Информационное обеспечение разработки управленческих решений.
Вся информация, касающаяся принятия управленческих решений может быть разделена на 2 части:
— параметры «выхода»;
— условно-постоянная информация, которая необходима для обоснования управленческого решения.
Увеличение объёма изучаемой информации не гарантирует повышение качества принятого решения.
Для организации эффективного поиска информации реализуют следующий алгоритм:
1) Определение цели поиска;
2) Определение видов изданий, в которых может быть опубликована исходная информация (следует обратить внимание на то, что издания из сформированных библиографических списков содержат значительно меньше информации, чем можно ожидать);
3) Выбор метода поиска информации:
— работа с библиотечными каталогами (в библиотечных каталогах не всегда адекватно систематизирована информация),
— поиск в специальных консультационных службах (не всегда позволяет подобрать информацию релевантную к изучаемой проблеме),
— консультация с экспертом, который работал по этой проблеме,
— работа с электронными источниками информации;
4) Сведение к минимуму стоимости поиска и обработки информации (исходят из того, что поиском и обработкой информации занимаются специалисты, труд которых может быть использован более эффективно):
— определить время поиска информации,
— определить направление поиска (минимальное количество источников),
— предусмотреть возможные задержки в получении информации,
— до начала поиска информации тщательно изучить все аспекты изучаемой проблемы;
5) Формирование точной и полной картотеки полезных документов:
«-» — дополнительное время на разработку картотеки,
«+» — на любом этапе разработки и реализации решения есть перечень источников, к которым можно обратиться;
6) составление и постоянное обновление библиографической базы для поиска нужной информации (важно вовремя избавляться от застаревшей и ненужной информации).
На эффективность поиска информации влияет психологический фактор, поэтому необходимо более точно определить исследуемый вопрос, чтобы не допустить двойственных толкований.
Для организации защиты информации необходимо соблюдать следующие требования:
● Требование экономичности – документы на создание и хранение информации должны быть меньше возможного ущерба от её утечки;
● Требование комплексности;
● требование иерархичности – система защиты информации должна иметь собственную структуру;
● требование одновременности создания и разработки системы защиты.
=3=Методы оптимизации решений. Требования к их оформлению
Оптимальное решение – решение наиболее приемлемое из всех альтернативных вариантов по изначально определённым критериям.
Методы оптимизации:
— анализ;
— прогнозирование;
— моделирование.
Моделирование бывает трёх видов.
1. Физическое – уменьшенные копии товаров, объектов, используемые для изучения их отдельных характеристик.
2. Логическое – процесс установления взаимосвязей изучаемого явления (диаграмма Исикавы – рыбий скелет).
3. Экономико-математическое – представляет собой выражение экономических явлений математическими моделями. Экономическая модель теоретически описывает экономические явления, а математическая позволяет количественно описать структуру и внутренние связи явления.
Моделирование включает три этапа.
1. Анализ теоретических закономерностей развития явления – определение целевой функции.
2. Выбор метода моделирования (линейное программирование; симплекс – метод; транспортная задача), оптимальным является не та модель, которая точнее всего отображает реальность, а та, которая позволит получить наиболее точное решение и точные экономические оценки.
3. Оценка результатов реализуемой модели с учётом корректировки отдельных параметров изменившихся в процессе реализации.
Управленческое решение может быть оформлено документально или в устной форме.
Документы, в которых отражаются управленческие решения бывают следующих видов:
● по уровню иерархии:
— на уровне государства,
— на уровне региона,
— на уровне отрасли,
— на уровне предприятия;
● по правовому статусу:
— обязательные,
— рекомендательные;
● по содержанию:
— технические,
— экономические,
— организационные.
Обязательные атрибуты документов:
• цель составления;
• соподчинённость цели или документа;
• основание для разработки;
• дата составления;
• сроки реализации;
• исполнители;
• требования: к отдельным исполнителям,
к процессу реализации;
• показатели, при помощи которых, контролируют качество выполнения решения.
Документы могут включать следующие показатели качества:
— показатели комплексности;
— соответствия документа и решения нормативным требованиям;
— научные подходы, применённые при разработке документа;
— число методов используемых при подготовке документа;
— количество проанализированных альтернативных вариантов;
— экономическая целесообразность;
— лица и органы, подписавшие и утвердившие документ.
Организация, контроль и определение эффективности выполнения управленческих решений.
Организация выполнения решений включат 3 этапа.
1. Доведение информации до исполнителей. На этом этапе необходимо определить для исполнителей: что, когда, каким образом и средствами, с какими количественными и качественными показателями нужно выполнить. Важно правильно определить объём информации, которую нужно передать исполнителям, поскольку как недостаточный, так и убыточный объем информации приводит к неэффективному выполнению решений. Информацию можно передать в документальной форме (инструкция) или в устной (беседа), причём инструкция более приемлема, если исполнителей много.
2. Подготовка исполнителей к выполнению задания. Этот этап заключается в изучении инструктивных материалов исполнителями и составлении плана выполнения исполнителями.
3. Побуждение исполнителей к добросовестной реализации решения или мотивация исполнителей.
Реализация этого этапа требует выполнения правил:
● обеспечения соответствия задач деловым и психологическим особенностям исполнителей;
● распределение задач с учётом сформировавшегося коллектива;
● взаимная подстраховка и помощь исполнителей работающих совместно;
● мотивация коллектива – это формирование морально-психологического климата, способствующего выполнению задания.
Контроль выполнения решений.
Контроль является этапом обеспечивающим обратную связь в процессе выполнения управленческих решений.
Контроль включает 3 стадии.
1. Установление стандартов – определение точных целей, достижение которых должно обеспечить решение. Большинство итоговых показателей должны определяться качественными характеристиками.
2. Сравнение фактически достигнутых показателей со стандартами, определёнными на первом этапе.
3. Корректировка процесса реализации решения.
Оценка эффективности управленческих решений может осуществляться при помощи количественных и качественных показателей. В основном говорят об оценке двух видов эффективности:
— экономической, которая в общем случае определяется отношением полученного результата к затратам;
— социальной, которая определяется степенью удовлетворения требованию потребителей.
Наиболее часто применяется подход оценки эффективности, в соответствии с которым она осуществляется в широком и в узком смысле.
| Социальная эффективность | Экономическая эффективность | ||
| Широкий смысл | Узкий смысл | Широкий смысл | Узкий смысл |
| Своевременность выполнения заказов,Доля объёма продаж,Полнота выполнения заказов,Оказание дополнительных услуг и др. | Доля работников, привлечённых к разработке управленческих решений;Степень оснащённости технического труда;Уровень квалификации работников аппарата управления;Коэффициенты изменения численного состава работников аппарата управления и др. | Определяется:Ресурсная эффективность – отношение величины доходов к величине ресурсов;Затратная эффективность – отношение дохода к затратам. | Частные показатели: рентабельность;Норма прибыли; окупаемость капиталовложений;Фондоёмкость; фондоотдача и др. |