Граматична форма документів. Синтаксис ділових паперів. Оформлення таблиць.
Граматичні помилки в оформленні документів
Складаючи текст документа, важливо не тільки правильно підібрати слово, а і правильно використати форму слова (відмінок, рід, число, особу та ін.).
Неправильно вибрана форма слова спричиняе граматичні помилки що утруднює розуміння змісту. Допущені в документі граматичні помилки не тільки свідчать про невисокий рівень грамотності и культури автора документа, а і створюють негативне враження про ділові якості суб’єктів ділових стосунків. Найчастіше граматичні помилки допускають у тих документах, текст яких складається творчо, на відносно низькому рівні стандартизованості. Це, наприклад, договори, контракти, протоколи та ін.. Граматичні норми порушуються у способах поеднання слів. Офіційні назви посад, звань, професій — іменники чоловічого роду, тому в ділових паперах їх вживають. Залежні слова узгоджуються у формі чоловічого роду: старший викладач Ольга Петрівна. науковий співробітник Зоя Олександрівна. Коли після таких сполук стоїть дієслово, то воно узгоджується з прізвищем у формі жіночого роду — старший викладач Ольга Степанівна Петрук відповідала на запитання студентів.
Назви осіб за професією, посадою, званням утворюють паралельні форми чоловічого і жіночого роду (тракторист, трактористка, учитель, учителька).
Але основними, офіційними назвами посад, професій і звань служать іменники чоловічого роду — секретар, лаборант, диспетчер.
Вживання найменувань жіночого роду в ділових текстах має бути виправданим і це відбувається тоді, коли немає інших засобів, наприклад: успіх наших баскетболісток: виступ відомої співачки.
У документах не вживають узгодження типу: наша голова наказала, головна інженер поїхала, головна агроном надіслала та ін.
В офіційних паперах не рекомендовано називати осіб за місцем проживания та їх професією типу: сельчани, городяни, заводчани, а вживаються: мешканці села, міста, робітники заводу.
Інколи в ділових паперах трапляються випадки необгрунтованого вибору форм однини там, де повинні вживатися іменники у множині. Наприклад, було вибракувано дитячого костюма у кількості 13 штук.
У діловому мовленні можуть виникнути труднощі у використанні ступенів порівняння якісних прикметників. Треба пам’ятати, то у діловому мовленні частіше вживані так звані аналітичні форми: повний, більш повний, найбільш повний.
Офіційні назви посад, шо є іменниками 2 відміни чоловічого роду переважно вживаються із закінченням — у в давальному відмінку (закінчення — ові переважно в художньому та розмовному стилях).
Наприклад: директору, ректору, міністру (директорові, ректорові, міиістрові у художньому та розмовному стилях).
Синтлксичні особливості ділоВих пАперів
Синтаксис ділового мовлення специфічний. Застосовуються речення, що мають різноманітну будову: прості та складні, повні і неповні.
Перевага надається простим структурам. Прості речения (одна граматична основа) можуть ускладнюватися за рахунок:
• вставних слів і словосполучень, які упорядковують виклад (отже, по-перше, з одного боку та ін.), деталізують інформацію (зокрема, наприклад, а саме) чи пом’якшують відмову (на жаль);
• дієприкметникових та дієприслівникових зворотів (названий далі, виконаний достроково, враховуючи Ваші пропозиції, відповівши на запит);
• перерахувания однорідних членів речения; подавати заяви, укладати угоди, одержувати майно та ін.
Важливою ознакою синтаксису ділових паперів є часте вживания інфінітивних речень. Найбільша їх кількість помічена у постановах, наказах, інструктивно-методичних листах, наприклад, розробити інструкцію про порядок використання коштів (наказ).
Інфінітивні речения у діловому мовленні виконують роль штампів (докладати зусиль, підбивати підсумки).
Неозначену форму дієслова вживають також як частину складеного присудка: прошу вжити сурових заходів, пропонуємо продовжити термін та ін.
Дуже поширеними в документах є пасивні структурн: справу передано, факти встановлено. Пасивні структури вживають для того, шоб наголосити на дії. а не на суб’єкті дії, а разом з тим, шоб уникнуги категоричності.
У ділових паперах переважно прямий порядок слів у реченні (підмет, присудок, другорядні члени речення): Асоціація використовує кредитні кошти. Вставні слова ставлять на початку речення, вони вносять у повідомлення додаткові значеннєві відтінки, що накладаються на основне значения. У діловому мовленні вони забезпечують інформативну точність мовлення та систематизують виклад.
Типова ознака ділового стилю – це використання віддієслівних іменників. Віддієслівні іменники забезпечують однозначність, узагальненість змісту і надають офіційності: надходження матеріалів, заощадження коштів, перевірка якості. Віддієслівні іменники дають загальне уявлення про дію.
У діловому мовленні стислість викладу інформації визначас і специфіку синтаксису. Тому персважають прості речения, якщо використовують складні, то невеликі (з одним чи двома підрядними), часто із зворотами.
Числівники, займенники, дієслова в ділових паперах.
Займенники в ділових паперах є досить обмеженою частиною мови. Документи часто складають від першої особи множини – повідомляємо, просимо, надсилаємо (займенник ми опускається). У текст документ для пом’якшення категоричності висловлювання вводиться займенник Ви, Вас, цим виявляється глибока повага до адресата. Щоб не виникало у ділових паперах недоречностей, непорозумінь, треба уникати використання займенників, замінюючи їх іменниками.
Дієслово дуже широко використовується у діловому мовленні. Майже всі присудки в ділових паперах виражаються теперішнім часом – завод пропонує, підприємство надсилає, господарство реалізує (3 особа однини); пропонуємо, надсилаємо, повідомляємо (1 особа множини); звернемося, визначимо, розглянемо (1 особа множини майбутнього часу). Таке використання дієслівних форм є структурним елементом речень і однією із ознак ділового стилю. Часто вживають пасивні конструкції, з допомогою яких уникають категоричності: закони приймаються, наказ виконується, вимоги ставляться. Широко використовуються словосполучення дієслівного типу: взяти за основу, взяти до уваги, взяти на себе зобов’язання, обов’язок. Такі дієслівні словосполучення багато разів використовуються у конкретній виробничій ситуації і їх переносять з одного документа в інший. Дієслово – найпоширеніша частина мови в діловому мовленні. Для категоричності висловлювань у розпорядчих документах використовують інфінітив: оголосити подяку, винести догану.
Цифрові дані у документах вимагають спеціального оформлення. Якщо число має при собі скорочену розмірність, воно пишеться тільки цифрами: 5 кг, 15 л, 35 км. Якщо числа не мають одиниць виміру, то у тексті документа їх пишуть словами (крім складених числівників: 25, 35, 198, 167 і т. д.) – в одному напрямку, з трьома стільцями і т. д.
Числа, починаючи з десятків тисяч, пишуть змішаним способом, але завжди однаково у межах одного тексту: 75 млн. чоловік, 20 тисяч грн., 200 тис. екз.
Складні слова, першою частиною яких є числівник, пишуться змішаним способом, через дефіс без відмінкових нарощень, наприклад: 200-тонний, 300-річчя, 40-міліметровий,12-тонний.
Одиниці виміру при числівниках, що позначають межу, пишуться тільки раз: 20 – 30 шт. або від 20 до 30 шт.
Оформлення таблиць у документах. Оформлення числових даних у документах.
Цифровий матеріал, вміщений у документі, рекомендується оформляти у вигляді таблиці (ГОСТ 1,5 – 85). Таблиця може мати заголовок, котрий розміщується справа над нею. Він не підкреслюється. Таблицю вміщують на найближчій сторінці, після посилання на неї або, якщо це неможливо, у найближчому місці.
Якщо текст невеликий, а таблиць багато, то останні можуть бути у кінці тексту, по порядку номерів. У межах розділу таблиці нумеруються арабськими цифрами.
Номер таблиці складається з номера розділу, а також порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою, наприклад: таблиця 1.2 (друга таблиця першого розділу).
При посиланні у тексті на таблицю пишуть скорочено: табл. 1.2. Повторні посилання на таблицю слід подавати так: див. табл. 1.2.
Якщо у документі одна таблиця, то її не нумерують і слово „таблиця” не пишуть.
Таблицю з великою кількістю граф припускається ділити на частини і розміщувати одну частину під іншою. У цьому випадку слово „таблиця” і її порядковий номер указують один раз праворуч над першою частиною, над останніми частинами пишуть слово „продовження” з указанням порядкового номера таблиці, наприклад: Продовження табл. 5.
Цифрові дані у документах вимагають спеціального оформлення. Якщо число має при собі скорочену розмірність, воно пишеться тільки цифрами: 5 кг, 15 л, 35 км. Якщо числа не мають одиниць виміру, то у тексті документа їх пишуть словами (крім складених числівників: 25, 35, 198, 167 і т. д.) – в одному напрямку, з трьома стільцями і т. д.
Числа, починаючи з десятків тисяч, пишуть змішаним способом, але завжди однаково у межах одного тексту: 75 млн. чоловік, 20 тисяч грн., 200 тис. екз.
Складні слова, першою частиною яких є числівник, пишуться змішаним способом, через дефіс без відмінкових нарощень, наприклад: 200-тонний, 300-річчя, 40-міліметровий,12-тонний.
Одиниці виміру при числівниках, що позначають межу, пишуться тільки раз: 20 – 30 шт. або від 20 до 30 шт.