Групи документів за призначенням

Загальна характеристика груп документів.

За призначенням виділяють такі групи документів.

1. Організаційні документи. Вони мають таку специфіку: ці документи регламентують права та обов’язки на тривалий період часу, мають велику юридичну силу, їх ще називають правовими актами. Організаційні документи мають чітку структуру і вимагають їх затвердження і погодження. До цих документів належать: статути, погодження, правила та інструкції.

2. Документи розпорядчої діяльності. За допомогою цієї групи документів здійснюється оперативне керівництво в організації. У цих документах визначається: відповідальна особа за виконання, встановлюється чітко строк виконання. До розпорядчих документів належать: накази, ухвали, розпорядження, вказівки, постанови.

3. Документи діяльності колегіальних органів. Предметом колегіального розгляду є дуже важливі питання на виробництві, які вирішуються на нарадах, зборах і засіданнях. До них належать постанови, ухвали, протоколи, витяги з протоколів, стенограми, довідки.

4. Інформаційні документи. Це найбільш численна і найбільш поширена група документів. Часто на підставі інформаційних документів складаються розпорядчі документи. До них належать плани робіт, звіти про виконану роботу, доповідні записки, службові телеграми, телефонограми, факси, службові листи.

5. Обліково-фінансові документи. Жодна фінансова операція не може бути проведена без належного її документування відповідними документами. Обліково-фінансові документи забезпечують: точність виконання фінансових операцій, дають можливість складати звіти, проводити банківські, фінансові, господарські операції, забезпечують схоронність матеріальних цінностей та грошових засобів та ін. В основному використовують стандартизовані форми, з якими легше працювати, які вимагають менше часу для складання і такі документи легше контролюються. До обліково-фінансових документів належать: розписка службового характеру, довіреність, наряд, табель обліку робочого часу, накладна, трудова угода, різноманітні види актів та ін.

6. Документація з договірної діяльності. Договір – це угода двох або більше сторін про встановлення, зміну, або припинення цивільних прав та обов’язків. Договір вважають укладеним, якщо сторони досягли згоди по всіх суттєвих умовах і незалежно оформлено документ. В односторонньому порядку договір може бути розірвано лише через суд. Усі види договорів попередньо візує головний бухгалтер та юрист організації. Цивільний кодекс передбачає такі види договорів: 1) які вимагають нотаріального засвідчення(шлюбний контракт, купівля-продаж), 2) які не вимагають нотар. засвідчення (договір про матеріальну відповідальність).

Розрізняють такі види договорів: постачання, закупівля с/г продукції, підряду, позики, на транспортне обслуговування, про спільну діяльність, оренди. про матеріальну відповідальність.

7. Документація щодо особового складу: заява, характеристика, розписка, довідка, доручення, резюме, автобіографія.

Метки: