Організаційні документи. Документування господарсько-договірної діяльності

Організаційна документація. Документи господарсько-договірної діяльності

Організаційні документи

Цю групу документів називають правовими актами, тобто організаційні документи мають велику юридичну силу, встановлюють права та обов’язки на тривалий період часу і мають чітко визначену структуру і вимагають походження та затвердження. До орг док належать: статути, положення, правила та інструкції.

Інструкція – це правовий акт що регулює фінансові, технічні, технологічні, організаційні та інші сторони діяльності. Розрізняють такі види інструкцій: — з техніки безпеки; — по експлуатації різноманітного устаткування; — посадові, у яких визначають порядок займання посади, зв’язки з іншими посадовими особами, обов’язки працівника, відповідальність працівника за невиконання посадових обов’язків. Посадова інструкція складається на підставі типової інструкції і обов’язково затверджується керівником.

Реквізити: затвердження, погодження, назва документа, заголовок, текст, що викладається від ІІ особи множини чи від ІІІ особи однини. Вживаються слова: потрібно, необхідно, заборонено. Може складатися з розділів та пунктів. Підпис, печатка, місце видання, індекс документа, дата.

Правила дуже схожі за структурою та функцією з інструкцією а тому реквізити правил такі як і реквізити інструкцій. Види правил: внутрішньо-трудового розпорядку що мають бути в кожній організації і має виконувати кожен працівник; правило вступу до навчальних закладів; правило експлуатації; правило поведінки в громадських місцях.

Статути – складають при створенні нових підприємств; крім цього існують статути громадських →організацій; дисциплінарні – коли підприємство чи галузь має надзвичайне, стратегічне значення. В статутах вказують мету створення організації, формування майна, основних фондів, головна виробнича діяльність та ін. Статут обов’язково затверджується і погоджується із низкою організацій та обов’язково реєструється в органах міністерства фінансів У.

Положення – може також складатися при створенні нових підприємств але у більшості випадків положенням регулюється діяльність тимчасово створених груп, бюро, комісій.

Документування господарсько-договірної діяльності.

Документація з договірної діяльності. Договір – це угода двох або більше сторін про встановлення, зміну, або припинення цивільних прав та обов’язків. Договір вважають укладеним, якщо сторони досягли згоди по всіх суттєвих умовах і незалежно оформлено документ. В односторонньому порядку договір може бути розірвано лише через суд. Усі види договорів попередньо візує головний бухгалтер та юрист організації. Цивільний кодекс передбачає такі види договорів: 1) які вимагають нотаріального засвідчення(шлюбний контракт, купівля-продаж), 2) які не вимагають нотар. засвідчення (договір про матеріальну відповідальність).

Розрізняють такі види договорів: постачання, закупівля с/г продукції, підряду, позики, на транспортне обслуговування, про спільну діяльність, оренди. про матеріальну відповідальність.

Договір постачання – це договір, за яким організація-постачальник зобов’язується передати у певні терміни організації-замовникові відповідну продукцію, товари чи устаткування. Організація-замовник зобов’язується прийняти продукцію до оплати за встановленими цінами.

Реквізити: 1) назва документа, 2) №, дата, місце видання, 3) заголовок, 4) назви сторін. Зазначають ПІБ осіб та їх повноваження, що складають та підписують даний договір. 5) предмет договору, 6) точна назва продукції, товарів чи устаткування 7) асортимент якщо він є, 8) якість продукції товарів (додається специфікація або сертифікат або документ на якість), 9) кількість продукції товарів, 10) ціна за одиницю виміру, 11) загальна сума, на яку укладено договір, 12) порядок розрахунків, 13) упакування, маркірування продукції, 14) порядок завантаження та транспортування, 15) якісне та кількісне прийняття продукції (складається акт при виявленні нестачі, який підписують представники обох сторін), 16) матеріальна відповідальність за невиконання сторонами своїх зобов’язань, 17) порядок розгляду суперечок (вирішують суперечки третьою незалежною стороною, якою є господарський суд, рішення якого є обов’язковим для виконання обома сторонами), 18) форс-мажорні обставини (стихійне лихо, війна), 19) загальний термін, на який укладено договір, 20) додаткові умови 21) юридичні адреси, підписи і печатки сторін

Договір про матеріальну відповідальність. Це типова форма і даний вид договору складається з особами, яким виповнилось 18 років і посада яких входить до спеціального переліку, що затверджений в установленому порядку і має бути в кожній бухгалтерії або в кожній організації.

Реквізити. 1) назва документа, 2) дата, 3) місце видання, 4) назва сторін: з однієї сторони виступає керівник організації, вказуються його повноваження та з іншої – матеріально-відповідальна особа, її паспортні дані, 5) предмет договору,

6) зобов’язання організації: ознайомити матеріально-відповідальну особу з усіма правилами прийняття, переведення, відпускання, продажу, зберігання, використання в ході виробничої діяльності з даних матеріальних цінностей; проводити щорічну інвентаризацію матеріальних цінностей; створити нормальні умови праці і виробничу обстановку для матеріально-відповідальної особи; забезпечити схоронність даних матеріальних цінностей; вчасно реагувати на інформацію від матеріально-відповідальної особи про ситуацію, яка склалася на складі;

7) зобов’язання матеріально-відповідальної особи: вчасно і правильно складати усі необхідні документи; виконувати усі правила прийняття, відпускання, транспортування, продажу, використання у ході виробничої діяльності прийнятих матеріальних цінностей; слідкувати з правильним зберіганням прийнятих матеріальних цінностей; вчасно подавати у письмовій формі інформацію на ім’я керівника про ситуацію, яка склалася на складі; якщо з вини матеріально-відповідальної особи відбулося розкрадання, псування, пересортування чи виникла нестача, то матеріально-відповідальна особа зобов’язується відшкодувати збитки, завдані організації; сприяти проведенню інвентаризації і брати в ній активну участь.

8) термін дії документа, 9) порядок розгляду суперечок, 10) юридична адреса організації, 11) підпис керівника, 12) печатка, 13) домашня адреса та підпис матеріально-відповідальної особи.

Додатком до даного договору служить акт прийняття передачі матеріальних цінностей. Цей договір укладають у день виходу наказу про прийняття на роботу матеріально-відповідальної особи.

Метки: