База данных составлена по материалам библиотеки. Она предназначена для того, чтобы упростить, усовершенствовать работу с читателями, систематизировать информацию о наличных в библиотеке книгах в виде предметного и алфавитного каталога, систематизировать информацию о читателях. Все это позволяет облегчить и ускорить работу с посетителями библиотеки.
Документооборотом может служить: читательский билет, который заполняется при записи в библиотеку. В нем содержится вся необходимая информация о читателях. В нем могут содержаться как официальные, так и неофициальные данные (предпочтения в литературе и другая информация).
Кроме того, источником информации о книгах являются сами книги, а также листы заказа.
База данных включает 2 условно-постоянных блока: Книги и Абоненты.
Эти блоки включают 10 таблиц:
Абоненты. Включает информацию о читателях библиотеки: фамилию, имя, отчество, время и место рождения, уровень образования, паспортные данные, идентификационный номер, семейное положение, адрес и телефон. В случае возникновения вопросов по поводу несвоевременной сдачи литературы, эта информация поможет найти недобропорядочного читателя.
Код образования. Включает информацию об уровне образования читателей: высшее, среднее, высшее незаконченное и среднее незаконченное.
Иностранные языки. Включает информацию об языковой подготовки читателей: (список иностранных языков: русский, украинский, английский, немецкий и французский)
Город. Включает информацию о городе проживания читателя.
Книги. Включает информацию о названии книги, авторе, инвентаризованном номере, места и времени издательства, цене книги и количестве страниц.
Автор. Включает информацию об авторах, написавших книги в библиотеке.
Предмет. Вся литература в библиотеке подразделяется по сферам применения. Это научная и художественная литература. Здесь выделяются экономические науки, информационные, филологические, правоведческие, словари, финансовая и статистическая литература и др.
Название книги. Содержит информацию о наименовании имеющейся в библиотеке литературы.
Операция. Содержит наименование операций, происходящих в библиотеке: выдача и сдача литературы читателями.
Учет. Содержит информацию о том, кому и когда, какая книга была выдана и время ее возврата в библиотеку.
В базе данных содержатся 9 запросов: алфавитный каталог, в котором книги расположены в алфавитном порядке; предметный каталог, в котором книги расположены по возрастанию предмета книги; 2 простых запроса – запрос на абонентов и запрос на книги, в которых происходит обычное отображение информации об абонентах и о книгах.; 2 параметрических запроса: запрос на предмет и запрос на автора. Где необходимо задавать в качестве параметра или предмет искомой книги, или автора, написавшего книгу.
Кроме того, был создан перекрестный запрос: информация об абоненте и наличных у него книг_перекрестный, на основе обычного запроса: информация об абоненте и наявных у него книг.
Перекрестный запрос показывает нам частоту выдачи той или иной книги абонентам. Последний запрос: фильтрация отражает книги, при определенном условии их стоимости (в нашем случае показывает только те книги, стоимость которых равняется или больше 35 грн).
Формы создаются для простоты восприятия и использования наявной информации баз данных.
Было создано 10 простых форм (их количество и наименование совпадают с таблицами): абонент, автор, город, иностранные языки, книги, название книги, образование, операция, учет и одна главная кнопочная форма, которая дает доступ ко всем остальным формам, а также предоставляет быстрый доступ к программам Microsoft Office Excel и Microsoft Office Word.
База данных включает 3 отчета: Абонент, Книги, Частота выдачи книг с начала 2009 года. Отчет “Частота выдачи книг с начала 2009 года” был создан на основании запроса “Информации об абоненте и наявных у него книг_перекрестный”.
